Wrike — организация совместной работы над проектами

Если вы работаете не один, а руководите группой сотрудников, то наверняка уже сталкивались с вопросом эффективной организации совместной работы. Не важно большой это или мелкий коллектив, грамотное управление проектами — один из важнейших аспектов достижения максимальных результатов. Создание механизма быстрой коммуникации, постановка и отслеживание выполненных задач, совместный доступ к информации могут сэкономить вам множество времени и помочь в построении успешного бизнеса. Без специализированной системы управления бизнес процессами тут просто не обойтись, поэтому я решил рассказать о системе совместной работы Wrike. Парочка известных компаний (PayPal, Ecco, At&t, Amazom) уже используют ее, посмотрим, что же такого интересного в этом сервисе.

В принципе, сейчас хватает разных вариантов и средств для данной задачи: кто-то использует веб-документы с общим доступом по типу Google Sheets, есть бесплатные CRM системы, простенькие онлайн сервисы и т.п. Тут важно подобрать инструмент, который бы наилучшим образом подходил для вэб управления проектами и помогал бы добиться хорошего результата.

В системе управления проектами Wrike можно выделить 4 ключевых преимущества:

1. простота интерфейса + все документы в одном месте;
2. совместная работа в команде;
3. управление проектами (сроки, бюджеты, контроль);
4. улучшение продуктивности работы.

Возможности Wrike

Рассмотрим основные функции Wrike чуть детальнее.

Простая и быстрая постановка задач

Здесь все достаточно традиционно для подобного рода софта. Вы можете создавать новые задания по стандартизированному шаблону, прикреплять к ним файлы, указывать даты завершения, а также разбивать их на подпункты для более четкого формирования рабочих требований. Подключать сотрудников можно просто упомянув их в задаче с помощью соответствующего символа — @. Допускается добавление пользователей вне компании, например, если хотите продемонстрировать черновой набросок дизайна клиенту.

В системе совместной работы Wrike все файлы по проекту доступны в рамках одного приложения. И это очень удобно. Сервис интегрируется с разными программными продуктами, например: Gmail, Google Disk, Excel, DropBox и т.п. Кроме того, вы сможете работать с любого устройства — есть версии для iOS и Android + плагин для Chrome.

Механизмы совместной работы

У Wrike есть специальная лента новостей, где содержится информация по всем проектам и задачам. Она помогает быть в курсе происходящего и быстро реагировать на изменения в ходе работы. Вы можете настроить панель управления под себя, отображая нужную информацию.

Встроенный редактор позволяет нескольким сотрудникам совместно вносить правки в один и тот же документ. Все файлы при этом находятся в онлайне — нет необходимости отправлять на почту новые варианты с текстовыми правками. Думаю, это особенно удобно для организации совместной работы команды копирайтеров, а также отлично подходит для проработки любой другой документации.

Главные фишки управление проектами

Это один из самых мощных функциональных блоков в сервисе. Управление ходом работы и контроль ее результатов — основная задача руководителя. Wrike поможет справиться с ней наиболее эффективно. В системе есть:

• составление месячных отчетов по деятельности сотрудников;
• создание групп пользователей с разными доступами к информации;
• функция личного планирования задач для пользователей (на сегодня, неделю и т.п.);

• настройка собственных уникальных «рабочих процессов» за счет добавления разных состояний проектов (черновик, проверяется, утверждено, на доработку и т.п.);
• выборка нужных полей по задачам/проектам для быстрого просмотра и контроля параметров;
• построение графиков загрузки по задачам и учет времени работы конкретных сотрудников;

Улучшение продуктивности и скорости работы

Для экономии времени используется несколько приемов. Во-первых, сюда можно отнести последний пункт из предыдущего раздела по управлению проектами — в системе есть несколько графиков отслеживания эффективности работы:

• диаграмма Ганта;
• график производительности;
• график базового плана (сравнение текущих результатов с планируемыми).

Еще один полезный момент — автоматическая синхронизация дат с разными сервисами календарей: Google и Outlook Календари, iCalendar. Ну, и в-третьих, вы должны оценить возможность дублирования задач по определенным шаблонам. Создание эффективного рабочего места невозможно без внедрения специализированного ПО.

Тарифы, тестирование и примеры использования

Как я уже сказал выше, лучший способ найти хорошее решение совместной работы — тестировать все варианты на практике. Некоторые пользователи лишь со второго или третьего раза находят идеальный для себя сервис. К счастью, в проекте Wrike существует возможность оценить все функции бесплатно — подключайте обычную Free версию или 14-ти дневную демку по другим тарифам.

Первым делом нужно зайти на сайт wrike.com и зарегистрироваться. Дальше выбираете один из тарифов для теста. Далее при входе будет показана парочка полезных подсказок. Также вам может пригодиться специальная база знаний по проекту, где собраны видео и обучающие статьи по управлению рабочей средой, интеграции с другими сервисами и т.п. Новичкам настоятельно рекомендую заглянуть в раздел «Начать работу» с детальным описанием основных нюансов данной системы совместной работы.

Админка Wrike выглядит приблизительно следующим образом (я активировал самую простую версию Professional):

Слева находится меню с проектами, входящими письмами, отчетами и т.п. Справа найдете непосредственно информацию по тому или иному пункту. Например, для панели задач — это настраиваемые области с разными информационными блоками. Добавить элементы здесь можно кликнув по иконке шестеренки возле заголовка (Alex’s dashboard в моем случае).

Визуально все смотрится достаточно просто, но я все же советую просмотреть документацию дабы ориентироваться во всех функциях сервиса. Думаю, чтобы грамотно все тут настроить и разобраться с разными тонкостями совместной работы над проектами нужно определенное время. Ведь Wrike — инструмент достаточно мощный, и нюансов тут хватает.

Кстати, дабы вы вдохновились возможностями системы по управлению совместной работой, на официальном сайте был создан специальный раздел — «Примеры». Сервис идеально пригодится для:

• разработчиков программных продуктов;
• профессиональных маркетологов;
• руководителей бизнеса, управленцев;
• менеджеров проектов;
• маркетинговых агентств.

Весьма интересное «чтиво» с реальными вариантами использования Wrike. По каждому из этих направлений вы найдете список ключевых возможностей, подходящих для него. Кроме того, сможете почитать истории успеха от компаний, которые уже используют продукт. Вот один из таких примеров:

В общем, Wrike — весьма интересное решение совместной работы над проектами. Это своего рода единое пространство для сотрудников компании с общим доступом к файлам, отчетами для руководителей, графиками эффективности и некоторыми другими полезными функциями. Отзывы сотрудников компании о работе в Wrike подтверждают, что компания быстро и динамично развивается, постоянно добавляя новый функционал в продукт и следя за последними тенденциями рынка.

Free версия Wrike подойдет для небольших бизнесов, средним и крупным предлагаются Professional, Business и Enterprise тарифные планы. Каждый из них доступен бесплатно для теста в течении 14-ти дней.

Интересно почитать о вашем опыте управления совместной работой, возможно, уже сталкивались с Wrike ранее?