5 приложений тайм-менеджмента для эффективного рабочего процесса

У каждого из нас 24 часа в сутках, но далеко не все могут правильно ими распоряжаться. Навык планирования времени — неотъемлемая черта успешных людей. Если вы хотите такими стать, то один из элементов на пути к достижению данной цели — использование приложений тайм-менеджмента, о которых сегодня и поговорим. Пока что рассмотрю 5 проектов, возможно, в дальнейшем дополню заметку. 

В общих чертах тайм-менеджмент – это умение грамотно и эффективно управлять своим временем. Без учета сна, у каждого человека в сутках где-то около 16 часов, но принимая во внимание хроническую занятость многих из нас, по факту остается еще меньше. Давайте разберемся, каким образом мечты, цели и полезный софт способны направлять нас в нужное русло.

Цели как главный инструмент тайм менеджмента

Они служат не только первопричинами тайм менеджмента, но и навигаторами к их исполнению. Получается, что затраты времени на достижение поставленных перед собой задач — не затраты вовсе, а ценные инвестиции. И их нужно делать с умом. Чтобы использовать время эффективно, как можно чаще задавайте себе вопрос: «Что делаю я сегодня для достижения личных целей?»

При этом не столь важно где вы работаете в текущий конкретный момент — будь то фриланс или трудовая деятельность по найму. Главное чтобы данный процесс позволял вам двигаться к своим целям. Найдите работу, которая не только приносит деньги, но и развивает ваши профессиональные и личные качества. Это скоро приведет к тому, что вы либо станете еще большим профессионалом либо сможете открыть собственный бизнес.

Многим из вас наверняка попадались многочисленные статьи с “кричащими” заголовками наподобие “Как заработать ХХХХХ тысяч.. либо миллион за день или несколько часов”. Очевидно, что в таких публикациях мало толка. За сутки у вас получится лишь изменить свое отношение к использованию времени, что в будущем позволит зарабатывать вам гораздо больше.

Приложения тайм менеджмента

Перейдем к практике. Один из самых жизненных вопросов — как быть, если список дел намного превышает наличие свободного времени, и вашего ежедневника уже не достаточно? В этом случае желательно воспользоваться специальными инструментами – приложениями тайм-менеджмента. Они помогут достигать нужных целей гораздо быстрее.

В интернете существует множество программ и сервисов по теме, но не все они достаточно хороши. Сходу может быть сложно выбрать подходящий и эффективный софт для организации времени, поэтому я подготовил пять наиболее интересных и востребованных приложений по теме:

• Time Doctor.
• Basecamp.
• Trello.
• Asana.
• Матрица Ейзенхауера.

Time Doctor

Данная программа учета рабочего времени помогает не только грамотно использовать свои временные затраты, но и контролировать деятельность подчиненных. Как это реализуется?

Включайте тайм трекер как только начинаете работать и выключайте по завершению. В промежутке приложение отслеживает все ваши действия, а также делает скриншоты с  неожиданной периодичностью. По завершению рабочего процесса сможете проследить, сколько часов/минут вы потратили неэффективно и каким софтом/сервисами в эти моменты пользовались.

Прозрачная система наблюдения за рабочим процессом ваших подчиненных поможет избежать массы недоразумений в коллективе и повысить эффективность рабочего процесса в целом.

Basecamp

Одна из самых разноплановых и наиболее мощных систем управления проектами. Здесь одновременно могут храниться дискуссии, рабочие документы и графики выполнения задач. Таким образом, программа помогает настроить коммуникацию с коллегами и деловыми партнерами.

Как и другие системы планирования времени, Basecamp доступна в виде десктопного ПО и приложения.

Trello

Аналогично решению Asana (расположенному ниже), в Trello вы создаете проекты, которые будут высвечиваться на общей стене. Своими идеями и заданиями можно делиться с остальными участниками.

Кстати, в этом приложении допускается выделение элементов несколькими цветами, если они относятся к разным направлениям. Так вам будет проще ориентироваться в списке дел.

Приверженцы Trello выбирают программу по причине простоты планирования. Хотя некоторые жалуются, что можно “потеряться”, если проектов больше 10.

Asana

Решение подойдет как для персонального, так и командного учета рабочего времени. В этом приложении вы можете создавать проекты, внутри которых – планировать и обсуждать задания. Более того, все объекты, созданные в Asana, попадают в общий календарь, который позволит вам спланировать свой рабочий график и оставить время для личных дел.

Добавьте разные цвета к вашим задачам, чтобы лучше в них ориентироваться, и используйте свое свободные моменты максимально эффективно.

Матрица Эйзенхауэра

Этот фундаментальный метод планирования был изобретен президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, а потому и называется в его честь. Согласно матрице, все проекты можно субъективно классифицировать на 4 основные категории:

• важные и срочные;
• неважные и несрочные;
• важные, но несрочные;
• срочные, но неважные.

Построение приоритетности – первоочередное задание, помогающее избежать выполнения дел, которые не намерены приблизить вас к целями. Избавившись от ненужных забот с помощью матрицы Эйзенхауэра, вы сможете  уделить ценным проектам больше времени.

Выводы

Использование приложений тайм-менеджмента – обязательная составляющая повышения эффективности рабочего процесса. Выберите себе наиболее подходящее решения, которые упростят процесс планирования и коммуникации внутри команды.

Главное преимущество использования специального софта в том, что это приводит к образованию дополнительного свободного времени. Потратьте его на саморазвитие и общение с близкими.

Интересно почитать ваш опыт работы с данным ПО, возможно, дополните список новыми программами?