Онлайн инструменты для планирования работы — опыт использования

Давно хотел написать по этой теме небольшой пост, поскольку вопрос для меня долгое время был весьма актуальным. В статье про способы повышения эффективности работы одним из самых важных пунктов было «Составление плана работы».  Сюда можно включить сразу несколько подпунктов, которые помогают определить его смысл — установка цели, составление списка дел, разбиение крупных задач на более мелкие, отслеживание времени и оценка производительности. В принципе, все достаточно просто — продумываете и составляете план действий, после чего сориентироваться в текущих задачах становится легче. Единственная сложность заключается в выборе инструментов планирования работы. Во-первых, сейчас есть много из чего выбирать, во-вторых, для каждого отдельного человека лучше может подходить тот или иной способ. В общем, без тестирования и пробы тут никак. Расскажу о своем опыте и попытках использовать разные подходы, которые применялись, наверное, в течении 2-3 лет.

Google блокнот

Первые мысли о каком-то специальном сервисе для учета, определения задач по работе у меня возникли, когда я еще трудился в качестве разработчика в одной из веб-студий. Достаточно непросто было держать всю информацию «в голове», когда у тебя одновременно было 3-4 интернет проекта, какие-то задачи по изучению TYPO3, идеи и планы на будущее, плюс личные разработки и т.п. Гораздо проще было бы их где-то записывать (фиксировать) и быстро просматривать, когда нужно. Так я открыл для себя Google блокнот.

Поистине классная штука (жаль, что Google закрыл этот проект). Самым большим его преимуществом было, конечно, хранение всей информации онлайн, куда я имел доступ с любого компьютера — дома и на работе. Не нужно было оправлять себе на почту какие-то заметки, а потом дома синхронизировать их вручную со специальным документом (word, excel) для планирования. Вы просто запускали браузер и в нижнем правом углу можно было открыть небольшое окошко для своих записей. Собственно, это было вторым преимуществом — вы могли зайти на страницу сервиса, открыв его в полноэкранном режиме и работать со всем доступным функционалом, а могли вполне обойтись «мини окошком» в онке браузера, куда был доступ с любого сайта и в любой момент — очень удобно. В Google блокнот была еще куча возможностей — разделы, комментарии, сортировки, поиски и т.п., поэтому в целом сервис оказался классным и удобным.

Преимущества сервиса:

• Интеграция с аккаунтом Google, постоянных доступ к данным с любого компьютера.
• Широкие возможности по структурированию задач и выделения подзадач.
• Удобный механизм работы с помощью мини-приложения в браузере.

Почему не сработались:

• Самой главной проблемой было, конечно, отсутствие привязки работ ко времени, то есть это и не планировщик работы в полном смысле.
• Также нехорошо, что проект закрывался (не хотелось в один момент потерять все записи).

Онлайн планировщики задач Todoist

Закрытие проекта совпало с желанием подыскать не просто «записную книжку», а инструмент планирования работы, который бы позволял привязывать дела ко времени. То есть контролировать сроки / время выполнение задач и все такое. Помню, нашел сразу несколько интересных онлайн проектов с нужными функциями, поэтому пришлось немного их все потестировать. В итоге наиболее удобным и подходящим их них мне показался сервис планировщик задач Todoist.

Главный плюс сервиса — его простота и легкость. У вас есть набор задач по разным проектам, для которых вы устанавливаете время выполнения. В основном окне можете видеть каких из дел просрочены, что нужно сделать сегодня и какие планы на будущее. Todoist можно вполне использовать и как обычную записную книгу, а можно заниматься организацией рабочего времени. При этом, наглядность и простота, которая сразу бросается в глаза, не значит малый набор функций. Там есть — форматирование текста, теги, форматы выборки работы по датам, разные временные параметры для событий (циклические, постоянные работы), горячие клавиши и напоминания. Нужно также сказать, что в последнее время разработка и улучшение сервис происходит постоянно, за 2-3 года автор сумел его не только сохранить, а и здорово развить.

Кстати, есть расширение для Firefox, которое добавляет Todoist в окно браузера и можно работать также не отвлекаясь от остальных сайтов, как это было в Google блокноте. Более того в последних версиях сервиса Todoist (а также в его премиум версии) имеются достаточно широкие возможности по интеграции, например, с календарем Google. Вот  небольшое видео по Todoist, которое даст ответы на многие вопросы:

В общем, крутой сервис, ничего не скажешь.

Преимущества сервиса:

• Наконец-то у меня появилась какая-то возможность привязывать работу к временным рамкам, а не просто фиксировать списки дел.
• Простота и удобство работы, плагин под Firefox позволяет работать в браузере не отвлекаясь от других сайтов.
• Достаточно большая функциональность и гибкость сервиса Todoist — есть проекты, подпроекты, задачи, подзадачи, которые можно перемещать куда угодно, есть много вариантов выделения и оформления текста.

Почему ничего не получилось:

• Больше всего в Todoist мне не хватало наглядности по работе на более длительные сроки чем 2-3 дня. Хотя на странице, по сути, и выводились все работы, но в виде обычного списка, поэтому было непросто сориентироваться.
• В какой-то момент проектов, задач стало слишком много — для кого-то не было дат, какие-то дела были просрочены на 30-40 дней — все перемешалось и очень сложно было уловить «общую картину» происходящего.

Могу сказать, что Todoist я пользуюсь до сих пор — это очень удобно. Но не использую его как планировщик работы, храню там информацию по рекламе в блогах (по срокам для баннеров удобно) + заказы по постовым. Также там имеется список идей для будущих публикаций в блоги. Почему не срослось? — в целом сервис удобный, но наверное количество «запущенной» работы негативно влияло на восприятие. Плюс мне казалось, что нужно попробовать немного иной подход дабы понять насколько Todoist эффективен или нет. Забегая наперед скажу, не исключаю возможности, что я вернусь к этому сервису, потому как после тестирования разных форматов пришел к чему-то похожему.

Google календарь

Некоторые вебмастера и блоггеры говорили, что Google календарь им весьма эффективно помогает в организации рабочего времени и задач. Чем больше разговоров и статей на эту тему встречал, тем больше мне казалось, что календарь — именно то, что мне нужно. Ведь в нем «исправлен» недостаток, который был в Todoist относительно не наглядности списка дел на длительный период, а тут все наоборот — объем работы как на ладони.

Собственно, я потихоньку начал добавлять задачи. Здесь также есть возможность задавать цикличные дела, можно управлять датами просто перетаскиванием задач в календаре. Есть разные режимы просмотра — месяц, 4 дня, день. Не сразу сообразил, что нужно создать «новый календарь» дабы у меня были работы по разным категориям — «Блоги», «Продвижение» и т.п. Также имеются напоминания и вообще очень хорошая интеграция с другими сервисами Google (почта, задачи). Увы, в процессе работы у меня возникло лшь одно впечатление — «как же все это сложно«, но я успокаивал себя в том, что «нужно один раз разобраться, а потом будет проще». Но чуда не случилось, а потом «проверка на деле» и вовсе показала, что календарь мне не подходит.

Преимущества сервиса:

• Интеграция с другими сервисами Google, хорошие возможности и функционал. Все:)

Почему не получилось:

• Сходу было достаточно непросто во всем это разобраться, а времени «на раскачку» не было, слишком много ненужных настроек и параметров.
• У Google календарь была своя модель планировки дел, которая мне не подошла — во-первых, слишком детальное разбиение работы по часам, что для меня не важно, а заполнять нужно. Во-вторых, не совсем понятно было как отмечать сделанную или не сделанную работу, как оценивать по времени и т.п.

Короче говоря, это реально календарь со всеми вытекающими последствиями. Если вы работали с какими-то другими календарями до этого, то вероятно сервис вам поможет организовать все это дело онлайн и совместить с другими сервисами Google. Но в качестве планирования работы и составления списков дел, имхо, он вообще не годится. Если пытаться взять из него только «нужные детали», сделать функциональность под себя, то это будет громоздко и неэффективно. Нет смысла «пилить напильником» то, что не подходит, если есть другие решения.

В общем, я немного разочаровался в Google календаре и принялся искать более классное решение. Единственное, что мне в нем понравилось это представление задач в виде календаря, когда ты наглядно видишь какие дела сегодня-завтра и на следующей неделе. Это позволяет более глобально оценить ситуацию. Собственно, поэтому, как говорится, to be continued… у меня есть еще 3 средства для планирования, о которых расскажу в следующий раз. Есть, конечно, специальные сервисы для планировать, совместного выполнения задач и т.п., но до них как-то не дошел, кроме того, хотелось найти бесплатное решение.

UPD: Кстати, кроме этих онлайн инструментов для планирования можно применять куда более примитивные методы, так сказать с помощью подручных средств. Именно такие я рассмотрел в продолжении к статье — простые варианты организации списка дел — для них сгодится обычный бумажный блокнот или Excel.

А вы какие инструменты для планирования работы используете?

P.S. SeoProfy рассказывает про грамотное продвижение сайта в яндексе и основные отличия продвижения в Google.
Правильно говорят, что для достижения результата Продвижение неизбежно но при этом важны и остальные элементы — дизайн, оптимизация, юзабилити.