Организация работы в кризисных ситуациях (инографика как управлять проектом в кризис)

Развитие любого бизнес проекта связано с риском попасть в кризисную ситуацию. Хорошо, если план действий готов заранее: приняты упреждающие меры, подготовлены инструменты, реагирующие на разного рода форс-мажор, изначально посчитаны возможные убытки. Намного сложнее действовать, когда кризис упал, как снег на голову.

Статья будет интересна тем, у кого бывали (или допускаются) подобные неприятные ситуации. Чтобы повысить шансы успешного выхода из них, разработана специальная методика решения проблем в управлении проектами. Глянуть ее можете в инфографике, которую предоставила Wrike — Система Управления Информацией Проекта.

Инфографику ниже можна открыть (через правую кнопку мыши) в новом окне в полном размере…

При организация работы в кризисных ситуациях весь временной отрезок делят на три части:

• предкризисный;
• кризисный;
• посткризисный.

Предкризисный период

Смысл действий в этот период заключается в реагировании на изменения внешней и внутренней обстановки с целью предотвращения или подготовки к проблемам. Наиболее эффективными инструментами являются:

Всесторонняя оценка рисков. Разработано достаточно большое количество методов оценки рисков, например, анализ чувствительности и анализ сценариев. В первом случае выявляют критические показатели проекта, а во втором — формируется наилучший и наихудший сценарии событий.

Формирование планов развития в условиях кризиса. После наступления проблемной ситуации текущие планы, наверняка, будут скорректированы, но станут отправной точкой для улучшения вашего положения.

Создание подразделения противодействия кризису. Узкие специалисты ориентированные на противодействие форс-мажору помогут справиться с неприятным положением компании и окупят затраты на их содержание с лихвой.

Завоевание доверия сотрудников. Паника – один из наиболее опасных факторов в это время. Часто доверие – единственное, что отделяет проект от гибели. Эффективная и правильная работа менеджеров в кризисной ситуации и другого персонала очень важна.

Выявление предвестников серьезных проблем. Чем раньше будет известно о наступлении возможного форсма-жора, тем скорее будут приняты ответные меры.

Кризисный период

Очень часто его приход не может быть предотвращен действиями компании, а все принятые на предыдущем этапе меры, не помогают избежать негативных последствий. В таком случае используют инструменты смягчения и приспособления к текущим факторам, а именно:

Всестороннее изучение вопроса. В первую очередь выявляют, в чем заключается кризис, и чем это может грозить проекту. Необходимо определить тип кризиса и главную проблему, которая вследствие него возникла. Процесс изучения нельзя откладывать на потом или делать единожды, так как подобная негативная обстановка имеет свойство меняться. Все выполненные в ходе этого этапа действия необходимо тщательно документировать с начала до момента решения.

Поддерживать решительность и оптимизм в процессе преодоления, прислушиваться к альтернативным мнениям. Кризис – максимально неблагоприятное время в жизни компании. И чтобы преодолеть его, необходимо воспользоваться всеми доступными инструментами. Не следует игнорировать альтернативные мнения, наоборот, необходимо обеспечить максимальную доступность сотрудников к информации, чтобы их выводы были основаны на анализе реальной обстановки. Руководителю для решение проблем в управлении проектами также важно не впадать в панику, а трезво, со здоровой долей оптимизма изучать факты и действовать.

Определение приоритетности. Очень часто кризис сопровождается цейтнотом времени. Чтобы избежать потерь вследствие его недостатка указывают приоритетность проблем и принятых мер по их ликвидации.

Привлечение специалистов по кризисному менеджменту. Если подобного подразделения еще нет, то его следует создать. Если этого будет недостаточно, необходимо привлечь опытных специалистов со стороны.

Посткризисный период

По окончанию столь неприятной ситуации вам необходимо проанализировать произошедшее. Все выполненные действия – это ценный урок, который необходимо усвоить. В первую очередь важно проанализировать изменения клиентской базы. Убедить заказчиков, что вы готовы к преодолению повторного кризиса. Не следует скрывать реальное положение вещей и искать виновных. Доверие клиента – одна из главных составляющих преуспевания проекта.

Все сведения должны быть собраны и сохранены. Перед архивированием их нужно тщательно проанализировать и обсудить на сборах рабочей группы. Всегда есть определенные недочеты и наоборот правильные решения, которые позволили достичь позитивного результата.

К сожалению, пережить кризис дано не каждому. Тем важнее с первого этапа жизненного цикла проекта начать работу по реагированию возможные проблемы. Для этого необходимы узкоспециализированные сотрудники – специальное подразделение, которое задействовано на всей протяжении жизни проекта и знающее как организовать работу в кризисных ситуациях.

Важна роль морального климата в коллективе и репутация бизнесс-структуры. Если форс-мажор наступил, необходимо использовать все возможные ресурсы и инструменты для его преодоления. А после окончания не скрывайте свои потери, сам факт выживания в таком случае — достойная рекомендация.