Способы повышения эффективности работы (часть1)

Нашел тут недавно достаточно интересную англоязычную статью про фрилансеров – 6 путей повышения эффективности работы. В последнее время, я признаться, немного ленился и выкладывался в работе не на 100%, поэтому решил перевести и ознакомиться с публикацией более подробно. Думаю, она будет полезна не только читателям блога, но и мне пригодится.

Итак, самое лучшее, пожалуй, в работе фрилансером это возможность составления своего собственного графика и правил. Хотя этот факт, с другой стороны, может сыграть с вами злую шутку. Без нормального «офисного» подхода (окружения) многие фрилансеры в конце дня могут задаваться вопросом куда же подевалось все рабочее время, при том, что практически ничего не сделано. Такое бывает очень часть, могу судить по себе:) Хотя, уверен, подобная проблема актуальна и для офисных работников. У них просто меньше свободы и есть определенная отчетность. В общем, авторы статьи о повышении эффективности работы предлагают 6 простых шагов для улучшения своих результатов труда.

1. Составьте расписание

Определите свои «рабочие часы»

Установка определенных рабочих часов создает чувство ответственности и выводит на первый план свое время, которое не хочется транжирить впустую. То есть, вы, например, устанавливаете рабочий день до 18.00 и должны все дела закончить вовремя, а не говорить себе что-то вроде «я точно смогу сделать это вечером, лучше сейчас пойду погуляю немного». В общем, создайте для себя четкий график, расписание рабочего дня и придерживайтесь его как можно точнее. Если вы решили начать работу в 8 утра, то вставайте пораньше, чтобы было время принять душ, позавтракать и т.п. Ходить по квартире в пижаме не очень то способствует «рабочему настроению». Конечно, речь не идет о том, чтобы одевать костюм или джинсы дабы чувствовать себя полностью посвященным работе – просто нужно следовать установленным правилам (начинать работу в 8,9,10) и подстраивать под это другие жизненные процессы.

Делайте перерывы

Наблюдения показывают, что люди, делающие короткие перерывы в работе в течении дня, успевают в итоге сделать больше. Проводя несколько минут отдыха от работы, вы потом сможете вернуться более свежим и готовым взяться за следующее задание. Пройдитесь немного, захватив с собой чего-то покушать, либо прокатитесь в ближайший магазинчик за кофе. Обязательно нужно выделить 30 минут или час на обеденный перерыв. Вы, конечно, можете его пропустить, сэкономив лишний час для работы, вот только труд на голодный желудок понизит вашу концентрацию. Именно поэтому следует больше внимания уделять качеству, а не количеству – 30 минут сконцентрированной работы намного более эффективны чем час (или даже несколько часов), когда вы постоянно отвлекаетесь.

Хочу также добавить от себя, что перерывы в работе помогут вам сберечь здоровье. Лично я стараюсь делать перерывы каждый час по 10минут, в этом здорово помогает программа Workrave. Можно, кстати, не просто ходить, а сделать комплекс каких-то упражнений.

2. Составьте план

Установите цели

Цели – достаточно важная «штуки» как в обычной жизни, так и работе, которые позволяют двигаться по жизни вперед целенаправленно к их достижению, а не хаотично:) Установите для себя краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели. Например, чего вы собираетесь достичь на этой неделе, в этом месяце или даже году. Подобное можно часто встретить в «итоговых постах» разных блоггеров, посвященных годовщине их детища, концу года и другим знаменательным датам. Начните с долгосрочных целей, они помогут сформировать более простые задачи. Потратьте некоторое время на размышления о том, чего вы хотите достичь, после чего запишите это.

Создайте списки дел (To-do list)

Используйте придуманные вами цели на неделю чтобы создать подробный список дел. Для этого вы можете использовать специальные программы, онлайн сервисы или просто записывать все на бумаге. Из последнего могу вам порекомендовать хороший и простой онлайн планировщик задач Todoist — весьма удобный. В конце каждого дня старайтесь планировать список дел на следующий, чтобы не тратить на это время вместо работы.

Разбивайте крупные задачи на части

При создании списка дел используйте четкие и конкретные задачи, не пишите что-то вроде «поработать над статьей» или «создать сайт». Использовать абстрактные и глобальные описания лучше для списка целей. Например, когда у меня появляется идея для новой статьи, я либо сохраняю линк на «источник вдохновения», параллельно добавив несколько комментариев, о чем собираюсь писать. Для сайтов, можно выделить пару – установка движка, подключение дизайна, наполнение и т.п.

Отслеживайте время

Есть специальные программы (англ), которые позволяют контролировать время и узнать насколько мудро, эффективно вы его расходуете. Вы можете записывать сколько часов или минут уходит на выполнение тех или иных задач. Это не только даст ответ на вопрос как много времени было израсходовано впустую, но и позволит более точно планировать вашу деятельность в дальнейшем.

Оценка производительности

В конце дня посмотрите на результаты своей работы – какие цели были достигнуты, все ли задачи на сегодня были выполнены? Если нет, то нужно разобраться почему так случилось. Оценка эффективности – критически важный этап для повышения производительности труда. Ставьте перед собой реалистичные задачи и также откровенно оцените вашу работу – достаточно ли хорошо все было сделано и есть ли смысл улучшить какие-то ее нюансы.

3. Сосредоточьтесь

Выполняйте одну задачу за раз

В наше время слово мультизадачность перестало быть просто компьютерным термином, став частью повседневного лексикона. Многие люди считают, что с помощью мультизадачности они смогут сделать больше, но это не так. На самом деле, уделять внимание полностью одному заданию эффективнее нежели разделить это же время между двумя работами. Распределение внимание между несколькими делами одновременно снижает сосредоточенность, качество и эффективность работы.

Сократите время, затрачиваемое на веб-серфинг

Выделите для веб-серфинга определенное время. Для чтения последних новостей можете использовать RSS ридеры, которые избавят вас от необходимости посещать сайты, тратить время на загрузку и т.п. Если вы уже являетесь пользователем RSS ридеров, то периодически советую заниматься его чисткой, оставляя лишь те источники, что вы действительно читаете. Полезно также разбить все каналы по папкам, дабы в течении рабочего дня уделять внимание только тем, что связаны с трудовой деятельностью. Точно такое же пожелание можно сделать по веб-серфингу. Признаться, этот пункт для меня весьма актуален — каждый день трачу много времени на новости, блоги и т.п., в результате потом приходится  несколько раз «вникать» в работу. Нужно, наверное, выделить для себя какие-то часы (утром до работы, в обеденный перерыв и вечерком) чтобы за читать новости.

Устраните отвлекающие элементы

Тесно связан с предыдущим пунктом. Выделите определенные часы в день для проверки электронной почты и социальных медиа. Вместо того, чтобы держать аккаунты почты и твиттера постоянно открытыми, подумайте сколько времени вы готовы им уделить. Например, вы можете решить для себя проверять и отвечать на электронные письма дважды в день, обрабатывая за раз несколько писем. Подумайте сами что более эффективно – ответить на 30 email`ов периодически в течении дня или сделать это за один раз. Для меня, наверное, данный пункт самый знакомы – так как имею привычку оставлять почту открытой, из-за чего постоянно приходится отвечать на какие-то комментарии в блогах, давать рекомендации, советовать что-то и т.п. С твиттером та же фигня – постоянно висит в браузере:) Хотя с другой стороны, ведь твиттер полезен в виде моментальной реакции и быстрых ответов. Но относительно email целиком и полностью разделяю мнения автора, буду бороться с этим.

Вообще статья о повышении эффективности работы оказалась весьма большой, поэтому я разделил ее на 2 части. Продолжение следует… А пока что предлагаю обсудить упомянутые выше моменты – сталкивались ли вы с такими проблемами у себя и что делаете для их решения?

P.S. Новый рейтинг блогов от Терехова — оказывается покупать рекламу у меня весьма выгодно:)